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时间管理:吃掉三只青蛙吧>!

【 作者:Fimen 更新时间:2014-02-07 | 字体:
[导读]别再想着管理时间了<>。找出你一天、一周、一个月>、一年、一生中最重要的三件事>,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”>。利用帕累托定律>,每天划出20%的时间,集中精力<,专门对付这三只青蛙>。坚持不懈<,你的人生就能取得完...

别再想着管理时间了。找出你一天<、一周、一个月、一年>、一生中最重要的三件事<,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”>>。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

“如果你必须吃掉一只青蛙>,不要长时间盯着它看>>。如果你必须连着吃掉三只青蛙<<,记得要先吃掉最大>、最丑的那只<?>!?/p>

——博恩•崔西<,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者

如今这个世界日益复杂<,我们承受的压力越来越大。我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情<。那么,为什么有些人总能更有效地利用时间>,从而取得比其他人更大的成就呢>?

受本文开头博恩•崔西这段话的启发<,我们先把“管理时间”放到一边,去“吃掉三只青蛙”吧<>。此话怎讲?这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙!相反,我们指的是“三的法则”(The Rule of Three)>,一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略><<。

1. 明确你的“三只大青蛙” 问自己一个问题:“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事>><,它会是什么?”把它写下来><。然后再找出一个,也把它写下来><。最后再写一个>>>>。这就是你的“三只青蛙”>。它们很可能是一些非常重要><,需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后<,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动<>?<>!彼馕蹲?,在一个8小时工作日>>>,效率的差异往往取决于一小时。问题是:你将如何使用这一个小时<?

2.先吃掉“最大>>、最丑的那只青蛙” 我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要<、更困难的那个目标。歌德说:“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情?!蔽俗ㄗ⒂谧钪匾幕疃?,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)<。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务,如下图所示:

迅速分析这套时间矩阵之后<,你就会清楚地发现>,最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动>。是的>>,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间>>。其中一些也的确比较重要>,不能回避<<。

但除非它们与你的某只“青蛙”有关,你会发现>,忙碌了一阵子后,你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了>。耗费时间从事“不紧急>>,不重要”的活动,这种诱惑总是存在,这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”,不会帮助你获得任何进步>。

此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动>。如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和?><;W抛?。简而言之>,你会“失控”<,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

3. 每天?;ぷ约旱摹扒嗤苁奔洹? 如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”<?答案“非常简单,但不容易做到”。它意味着>,你需要在你可利用的时间周围划出?<>;と?<,不惜一切代价守住这个?>;と?>>,以有效利用时间<。简单地说,“?;つ愕氖奔洹币馕蹲拍惚匦耄?/p>

  • 对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰><,不必要的电话><,会议和电子邮件等等>>。
  • 在日历上划出“青蛙时间”<,给予它“神圣不可侵犯”的地位<>,这样你就可以确保专注于优先事项的时间<。
  • 关掉手机,忽略电子邮件,关上门>,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”<。

如果有人想打断你><,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”>,你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移>,人们就会开始尊重你集中精力的方式>,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果>。所以:请务必?;つ愕氖奔?>>,专注于重要活动>,做一个有效利用时间的榜样>。

4. 把“三的法则”应用到你的整个生活。

效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上>!在你生活的每个领域<,确认意义重大的“三只青蛙”:

  • 健康
  • 家庭
  • 个人理财
  • 建立关系
  • 成长与发展
  • 放松与享受

这些就是史蒂芬•柯维所说的“高杠杆”活动:相对于做这些活动需要的时间,它们往往能够产生更加强大的成果>。这正是“三的法则”的真谛所在:围绕“重要,但不紧急的”高杠杆活动组织时间。

应用“三的法则”时,你可以:

  • 挑出本年度的“三只青蛙”
  • 每个季度的“三只青蛙”
  • 每月的“三只青蛙”
  • 每周的“三只青蛙”
  • 每天的“三只青蛙”

如果你悉心实践这项法则,把20%的时间投资在这些重要事项上,坚持一整年><,你就可以取得超出自己想象的成就<。而且>>,你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”>。

5.创建并严格遵循每天的“待办事项清单” 一项著名的研究重点考察了世界上最成功的一批人<,探寻他们高效率的秘密>。经过数千次采访,头号因素终于浮出水面:他们都有制定每日“待办事项清单”>,还有频繁审视的习惯。

一天结束时>>,他们都不会忘记为次日创建新清单。但这还不是全部>。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”>,而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。

下面的消息对许多人来说都是一个坏消息:你的收件箱不是你的“待办事项清单”>!我们时常发现,上班族坐下后>,往往首先打开电子邮件,然后一件接一件地从事这些事项。当然<,他们看起来“很忙”。这个策略的问题在于<,它导致你在没有事先安排的情况下><<<,随机使用时间,你的工作注定是低效的!到底应该怎么办呢>?

  • 限制你在电子邮件上花费的时间:一天三次,每次用30分钟处理电子邮件>。
  • 简明扼要>,态度诚恳地回复邮件。千万不要使用“全部答复<!”这是最浪费时间的事情之一。
  • 选择与你的“三只青蛙”匹配的事项,优先处理<。
  • 把一些不太重要的事项放入“跟进”文件夹>。
  • 让人们知道你将在稍后联系他们,你目前正在专注于从事其他事情。

如果不这样做>,会发生什么事情<?你会让自己沦为“电子邮件的奴隶”。而且你会发现,一天到头><,烟冒了不少,但没有多少火苗,几乎没有煮熟任何东西>>!我知道,这听起来并不容易>,有时确实不容易做到。

一个大问题是:你想一整天盯着电脑屏幕,即刻回复每个人<,还是想展现工作效率<?解决的办法是:想方设法地专注于你的优先事项><。到了年底时,你不会因为“按照收件次序<,及时回复了所有邮件”而获得奖金<、奖励<,也不会因此得到提拔>。

最后分享一点<。时间就是生命。你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就>。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。有效率意味着你设定好自己的立场,每天专注于你的“三只青蛙”<,过滤掉不重要的事情,学会说“不”,直至你攀上事业的顶峰><。这一点的确不“容易”做到><,这是事实>>。但光知道这个事实是没用的。现在的问题是:你将如何度过永远也无法从头来过的余生<?只有你自己才能决定。

“我们永远无法真正打破普遍规律>。面对它们<,我们只能不断重塑自我?<!薄返俜?#8226;柯维。

• 在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位><,这样你就可以确保专注于优先事项的时间><。

• 关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”>>,你晚些时候会与他们联系><。随着时间的推移>>,人们就会开始尊重你集中精力的方式<,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以:请务必?;つ愕氖奔?,专注于重要活动<,做一个有效利用时间的榜样<。

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