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三星公司的开会流程

【 更新时间:2014-02-12 | 字体:
[导读]凡是会议,必有准备>、必有主题、必有纪律>、会前必有议程、必有结果>、必有训练>>、必须守时、必有记录>、必有事后追踪>。①开会+不落实=零 ②布置工作+不检查=零 ③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实
一>、凡是会议>,必有准备

永远不开没有准备的会议>,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀>。所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消>>。在会议前>,必须把会议材料提前发给与会人员>,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考>>。

二>>、凡是会议>,必有主题

开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议>,就好比让大家来喝茶聊天>,浪费大家的生命?;嵋榈闹魈?,要事先通知与会人员>。

三>>、凡是会议,必有纪律

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚>>,对于会议上不安流程进行要提醒>,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚>。

四>、凡是会议>>,会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员>,使他们能了解会议的目的、时间>、内容>,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作>。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈>>,海阔天空>>。

五>>、凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费>,所以>,每个人都要积极的参与到会议议程中来>,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言>,会议时间最好控制在1.5-2H以内>>,太长的时间会超过人的疲劳限度>?;嵋橹鞒秩艘柚檬奔涮嵝?>,现在还有60分钟>,还有30分钟>,还有10分钟>?;嵋榈木鲆橐纬杉锹?,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论>,达成决议并确认的结论>,马上进入执行程序。

六、凡是开会,必有训练

三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工>,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。
三星>,有专门针对如何开会的培训>,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录>,如何追踪,如何对待分歧>>,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论>,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞>>,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊>>,特别是有上级人员参加时更要注意>>,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式>>,开放心胸>,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见>>,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策>、决定,要在事前说明不容讨论>>,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议>。

七>、凡是开会,必须守时

设定时间,准时开始>、准时结束:准时开始>>、准时结束实际上就是尊重别人的时间>,开会一定要准时>,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题>。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备>。

八、凡是开会,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录>,每次会议要形成决议>,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限>>,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿>>,影响决议的完成,这点特别重要>,企业的各级管理人员经?;岱傅囊桓雒?,由于会议没有形成决议>,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义>,直接影响其不想主持开会或者参与开会>。

九、凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”>>>。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序>,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整>,确保各项会议决议都能完成>。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求>>。

十>>、最后请记住三个简单却很有意义的公式

①开会+不落实=零
②布置工作+不检查=零
③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
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